حول  مكتب المعلومات والتوثيق  

مكتب المعلومات والتوثيق يعد من المكاتب الهامة في الكلية لما له من دور بارز في نشر التقنية بالكلية، وذلك بناء على الاعمال التي يقوم بها من خلال جمع البيانات والوثائق وتصنيفها وتحديثها وإعداد التقارير والمؤشرات والاحصائيات. وإذ يدرك المكتب مسؤوليته على تطوير الكلية بذلك يضع نصب اعينه وضع الخطط والبرامج في بناء نظام معلومات شامل ومتكامل يعمل على معالجة البيانات وتوفير الإحصاءات، وتطوير قواعد البيانات، ووضع الخطط لتحديث أنظمة الأرشفة الإلكترونية لوثائق الكلية لتسهيل عملية استرجاعها وحفظها والتقليل من استخدام النظام الورقي.

الرسالة:

 توفير الحلول التقنية المتكاملة والآمنة لدعم كافة العمليات الإدارية والتعليمية والبحثية، للارتقاء بمستوى الأداء بالكلية، مع مواكبة التطورات التقنية، ونشر المعرفة بتقنية المعلومات.

المهام:

1- إعداد قواعد البيانات العلمية والإدارية بالكلية والإشراف عليها وتنظيمها وفق المعايير المعمول بها في هذا الخصوص.

2- القيام بالأعمال المتعلقة بشؤون التوثيق والمحفوظات وتنظيمها بالتنسيق مع المكاتب والأقسام ذات العلاقة بما يضمن تداول الملفات والوثائق واستخدام المنظومة الإلكترونية لحفظ الملفات.

3- الإشراف على جميع المنظومات الإلكترونية بالكلية ومتابعتها وتطويرها.

4- الإشراف على تنظيم واستعمال أجهزة تقنية المعلومات من حاسوب وشبكة المعلومات الدولية وبريد مصور وطابعات وغيرها ومتابعة استخدامها وصيانتها.

5- تقديم الأفكار والأساليب لتوظيف البيانات وتحليلها في التطوير التعليمي والإداري.

6- الإشراف على تصميم وتشغيل موقع الكلية على شبكة المعلومات الدولية ومتابعته.

7- الإشراف على المكتبة الإلكترونية ومتابعة تزويدها بالبرمجيات الحديثة بالتنسيق مع المكاتب والأقسام العلمية.

8- تجميع البيانات الخاصة بالكلية بما في ذلك قرار الإنشاء وتخصيص المقر والخرائط الهندسية لمبانيها وكل ما يتعلق بها.

9- تجميع البيانات الخاصة بالمناهج والخطط الدراسية.

10- تجميع البيانات الخاصة بالطلاب وإحصائياتهم ونتائجهم واخرى تفصيلية تشمل الطلاب الخريجين عن كل فصل دراسي.

11- توثيق المراسلات والقرار المتداولة بالكيلة كافة بين مختلف الوحدات الإدارية بها.

12- إعداد هيكلية الموقع الإلكتروني للكلية والعمل على تصميمه وتنفيذه ومتابعة الإجراءات المتعلقة به وتطويرها وفقا للمستجدات والإشراف على أعمال صيانته.

13- توثيق الأحداث العلمية والاحتفاليات الدورية بالكلية فوتوغرافياً ومرئياً.

14- تصميم المستندات والوثائق والمتطلبات الورقية بالكلية كافة.

15- تخطيط شبكة الاتصال الهاتفي وطرق توزيعها والإجراءات المتعلقة بصيانتها.

16- تخطيط وتصميم الشبكة المحلية LAN لكل أجهزة الحاسب الموجودة بمختلف مرافق الكلية وطرق اتصالها بالمركز الرئيس DATA CENTER قبل عبورها إلى خارج الكلية عبر شبكة المعلومات الدولية INTERNET.

17- العمل على حماية الشبكة بكل الطرق الممكنة سواء برمجياً أو مادياً والقيام بأعمال الصيانة اللازمة لكل مكونات الشبكة المختلفة.

18- تطوير أداء الشبكة والعمل على استقرارها بشكل دائم. إعداد التقارير الدورية عن نشاط المكتب.

19- ما يستند له من أعمال تتعلق بطبيعة عمله.